Você já teve a sensação de que deveria começar a diferenciar os papéis e documentos machos e fêmeas porque eles provavelmente estão procriando enquanto você dorme? Se já imaginou isso, você não está sozinho. Um grande número de pessoas, ainda cercadas pela desorganização, partilham desse sentimento.

Saibam que, ao pensarem dessa forma, vocês não estão inteiramente errados. Papéis e documentos, se deixados com toda a liberdade para se acomodarem por onde quiserem, se tornam realmente animais selvagens.

A primeira regra básica para mostrar a estes selvagens quem é que manda nas redondezas é a contenção. Sim. Mesmo que alguns naturalistas de plantão tentem convencê-los de que essa é uma prática cruel, não se deixe levar por esse discurso, isso é apenas a voz da desorganização falando por eles. O local correto de papéis e documentos é contido em pastas, gavetas ou caixas. Nada de ficarem por aí, sem limites.

Como eu duvido muito que Noé tenha enfiado na arca leopardos e gazelas sem se preocupar com as consequências da livre acomodação, aqui também precisaremos fazer um pequeno processo de triagem.  Minha sugestão é sempre começarmos a separar essa papelada pela duração de armazenamento. Uma expressão muito sofisticada para dizer que você simplesmente precisa saber até quando precisa ficar com aquele maldito papel até poder picar em mil pedaços e nunca mais saber da existência dele.

 

É, não está fácil para ninguém…

A primeira triagem dos papéis

Nesta etapa, os papéis devem ser separados em três grupos:

  • Documentos que devem ser mantidos para sempre (documentos pessoais, certidões vitalícias, registros imobiliários, registro do carro atual, etc.)
  • Documentos que devem ser mantidos por um período determinado e depois podem ser descartados (contas de consumo já pagas, seguros durante o período de vigência, declarações de imposto de renda, garantias de produtos, correspondências com o banco, etc.)
  • Papelada em geral que é importante apenas durante o período de acompanhamento daquele assunto e que, atingida a conclusão, pode ser descartado ou migrar para um dos grupos anteriores. (Disputas legais, notas fiscais de consumo diário, etc.)

Como armazenar cada tipo de documento

Documentos com grau de importância e tempo de manutenção diferentes nunca devem ser armazenados juntos, pois se corre o risco de um descarte indevido. As minhas sugestões são as seguintes:

Documentos permanentes

  • Uma pasta com divisões, do tipo catálogo ou sanfonada, deve ser usada para seus documentos pessoais e da família. Dependendo da quantidade de documentos em questão, prepare uma pasta para cada membro da família.
  • Estamos falando aqui de RG, CPF, título de eleitor, passaporte, carteira profissional, carteiras de associações, cadernetas de vacinação, certificado de reservista, certidão de nascimento, adoção, casamento e divórcio, enfim todo documento civil já emitido para você. Eles devem ser armazenados em lugar protegido, mas de fácil acesso.

Documentos com duração definida

  • Uma caixa, que não precisa ficar acessível para ser manuseada com regularidade, deve manter todos os seus pagamentos mensais (reunidos em um único envelope ao final de cada ano), declarações de imposto de renda e seguros encerrados. Todos esses documentos devem ser mantidos por um prazo de cinco anos.
  • Durante o ano vigente, o ideal é ter uma pasta com doze divisões e ir armazenando esses comprovantes mês a mês para apenas ao final do ano compilar todos em um mesmo envelope e armazenar na caixa mencionada.

Papelada diária

  • Dependendo do tipo de controle que você tem com as suas despesas diárias, as notas do dia a dia podem ser armazenadas em uma pequena pasta plástica com as doze divisões mensais ou, caso você apenas as guarde por um período curto antes de descartá-las, um envelope plástico é suficiente.
  • Para qualquer outro assunto em andamento, aconselho uma pasta plástica de elástico (identificada) para cada assunto. Um revisteiro é a forma perfeita para armazenar todas essas pastas de tópicos diários sem ocupar muito espaço e sem deixar que eles se espalhem.

O que fazer com o resto?

Uma vez que você conseguiu resgatar os papéis importantes daquele mar de papelada indiscriminada, vamos lidar com o que sobrou. Já garanto desde já que serão pequenos papéis com anotações descartáveis e anúncios desinteressantes, em larga maioria. Os papéis que se enquadrarem nesse perfil lhe darão a oportunidade de se entregar à atividade profanamente prazerosa que é rasgar papéis para jogar fora. Neste momento faça uma prece silenciosa em respeito às árvores desperdiçadas injustamente, mas descarte tudo o que for inútil, mesmo assim.

Os poucos que escaparam até esse instante, provavelmente, conterão alguns números de telefone ou informações rabiscadas que talvez possam ser úteis no futuro. Reserve um pequeno caderno para este fim e anote tudo ali, descartando o papel em seguida.

Parabéns!

É claro que não chegamos nem perto de esgotar esse tema, mas…

… pode respirar fundo agora, você está livre da papelada selvagem!

Lembre-se que com os papéis, assim como com os animais selvagens, basta um momento de descuido para que eles voltem a tentar dominar você. Se manter sempre alerta é necessário para garantir a sua supremacia sobre eles.

Caso ainda permaneça alguma dificuldade para diferenciar os papéis machos e fêmeas, é só me chamar que eu ajudo a facilitar a sua vida.

monicacamargo@vidafacil.net  –  T. (21)99999 3677

Mulher, agitada, "quase" perfeccionista, dona de um estilo eclético e interesse nas mais diversas áreas. Depois que eu me espalho, só a organização me junta!

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