Todos nós temos algum método de organização pessoal. Seja ele qual for, dificilmente as pessoas contam apenas com a memória para a organização de compromissos diários. Afinal, há muitos anos assistimos gradualmente a nossa memória migrar para uma conservação externa. Dificilmente seria possível acumularmos todas as informações com as quais lidamos da mesma forma que faziam nossos avós.

Memórias importantes x memórias importantes agora

Em uma análise justa, faz todo o sentido. O nosso espaço cerebral destinado ao armazenamento de lembranças deve mesmo ser utilizado com propósitos mais nobres. Recordações de sentimentos, pessoas e momentos importantes não devem disputar espaço com dados que, apesar de úteis por determinado período, não nos farão a menor falta décadas a frente.

 

Que ferramentas você usa para sua organização pessoal?

Que cada um utiliza um método, nós já estabelecemos. A questão é que esses métodos variam desde bilhetinhos espalhados pelos bolsos até os mais modernos e sofisticados aplicativos, passando pela velha conhecida agenda de papel.

Qual deles é o melhor? A resposta para essa pergunta é muito fácil. Aquele que funciona para você!

Tudo o que você precisa é descobrir de que forma a sua mente se sente mais confortável para acessar informações e manter esse método bem alimentado de dados atuais. Do contrário, nenhuma ferramenta será capaz de ajudá-lo.

 

Como escolher a melhor ferramenta?

Existem opções infinitas para assessorar alguém no controle de informações do seu dia a dia. Definir uma delas é muito mais uma questão de perfil de usuário do que de eficiência da ferramenta. Até porque o propósito final de qualquer instrumento para controle das rédeas desse animal selvagem conhecido como vida moderna é o mesmo. Eles devem manter de forma organizada, acessível e atualizada seus compromissos, tarefas, anotações, ideias, metas, projetos e listas em geral.

Aviso logo que não adianta espernear e dizer que sua memória e seus papeizinhos de anotação dão conta do recado, porque eu e aquele monte de informações e compromissos que você perde vamos discordar.

Se você não vive em uma oca no meio do Xingú, você tem compromissos e informações suficientes para exigirem algum recurso de organização para mantê-lo produtivo. Dá para viver sem isso? Claro que dá. Assim como dá para perder um compromisso a cada quatro, passar duas horas extras no mercado porque perdeu a lista de compras e pedir pela quinta vez o telefone daquele faz tudo ao seu vizinho. Dá, mas não é o ideal de vida produtiva que todos nós procuramos, concorda?

Agora podemos falar sobre alguns mecanismos que irão nos ajudar.

 

Perfil: Clássico

Capriche no visual da capa.

Você possui um perfil clássico se é mais chegado ao analógico do que ao digital, adora a segurança que uma anotação à caneta sobre o papel lhe dá e seu celular se resume a ligações, redes sociais e trocas de mensagens instantâneas.

Não se submeta ao bulling! Sei que o mundo inteiro tenta convencê-lo de que o papel já morreu e que o futuro é digital. Mesmo não estando inteiramente errados, eles esquecem de mencionar que o mundo digital também não é tão perfeito assim.

Infelizmente, preciso concordar com eles que essa é uma migração meio inevitável, mas faça ela no seu tempo. Nesse momento, o intuito é manter a organização para aumentar a produtividade. A má notícia é que suas opções são limitadas e nem sempre integradas.

Uma agenda ainda é o recurso melhor indicado ao seu caso. Dados sempre atualizados e tê-la sempre com você são exigências desse e de todos os outros recursos que falaremos. A dificuldade aqui é o volume, portanto sugiro agendas menores e leves, mas que tenham um dia por folha, para que você tenha espaço para anotar também tarefas e lembretes. Sugiro também aquelas que possuem um índice telefônico ao final e algumas folhas destinadas a anotações. Isso ajuda muito a manter tudo em um único lugar.

Se você for uma pessoa bem criativa, em pouco tempo você irá evoluir para o perfil seguinte.

 

Perfil: Criativo

Uma pessoa com esse perfil vai poder canalizar toda a sua criatividade ao manter um “Bullet Journal”. Sim, é um nome estranho, mas ele é a perfeita junção de uma agenda, um diário e um scrapbook. Se nunca viu um, deixe que o próprio criador, Ryder Carroll, explique (em inglês) no detalhe como ele funciona e veja a seleção de imagens que eu trouxe como inspiração.

A simples agenda limita a criatividade e não atende bem quando sua mente borbulha de ideias e projetos, que em geral vêm acompanhados de post-its, desenhos, canetas coloridas ou fotografias. Seja o planejamento de viagens, o detalhamento de um projeto, tarefas diárias ou compromissos futuros, no bullet journal tem espaço para tudo isso.

Só precisam ser estabelecidas algumas regras de organização, sob pena de comprometer a acessibilidade desse material ou o cumprimento de compromissos.

Setorização. Essa é uma palavra-chave. Tão logo você tenha escolhido o caderno ideal para iniciar o seu bullet journal, faça um índice nas primeiras três páginas e pelo menos três divisões: símbolos, calendário mensal e calendário diário. Os símbolos são os códigos utilizados para guiar você nas anotações. Cada símbolo ou cor representa uma coisa: tarefa, compromisso, terminado, futuro, etc.

A partir daí o céu é o limite. Você pode criar setores para o que quiser, desde acompanhamento alimentar até etapas do seu projeto de viver na lua. Não vou entrar em detalhes pois existem inúmeros sites que dão todo o passo a passo. Veja aqui na Revista Galileu. O objetivo aqui é que você identifique o seu perfil e saiba que sempre encontrará uma ferramenta adequada para você.

 

Perfil: Tecnológico

 

Se o mundo digital é a sua praia, as opções disponíveis são vastas e muito eficazes. Novos e mais abrangentes aplicativos surgem a toda hora para oferecer cada vez mais recursos. Eles conseguem oferecer um ambiente onde se possa arquivar de forma organizada e acessível compromissos, tarefas, imagens, vídeos, links, projetos, planos e o que mais surgir na sua vida.

A facilidade de poder acessar todo esse acervo de conteúdo pelo seu computador, pelo seu celular, pelo seu tablete ou por qualquer outro dispositivo (via nuvem) é um fator facilitador que se deve levar em conta.

Para quem precisa conciliar a organização pessoal com a profissional, eles também oferecem a forma mais prática de se conciliar as duas. Esses aplicativos permitem que se acesse e se acompanhe tarefas e projetos de equipes inteiras.

No mercado existem vários e o melhor processo seletivo ainda é a experimentação. Cada pessoa se adapta melhor a uma interface, mas todos têm muito a oferecer. Esses alguns dos mais utilizados no mercado: Evernote, OneNote, Google Keep, Any.do, Todoist  e Wunderlist.

Espero que você tenha se identificado em um dos perfis e que as ferramentas sejam úteis.

Se os Clássicos precisarem organizar um home office, os Criativos precisarem organizar um ateliê ou os Tecnológicos precisarem de uma organização digital, chamem a  que eu ajudo! É só me ligar (T. 21 99999 3677)!

Mulher, agitada, "quase" perfeccionista, dona de um estilo eclético e interesse nas mais diversas áreas. Depois que eu me espalho, só a organização me junta!

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