Ninguém pode negar  a importância dos documentos pessoais, tais como identidade, CPF, passaporte, título de eleitor, etc. na nossa vida cotidiana. Apesar de reconhecermos isso, nem sempre eles recebem a devida atenção na hora da organização, não é mesmo?

Para começar, eles não costumam ser usados com tanta frequência assim, o que faz com que sejam facilmente subestimados. Além disso, não ocupam muito espaço, o que facilita que eles sejam acomodados em qualquer gaveta ou cantinho do armário, sem nenhum problema.  Para piorar, criamos a ilusão de que, quando eles forem necessários, a nossa memória certamente saberá nos informar – com precisão – a localização exata deles.

Ledo engano…

A realidade diverge bastante da expectativa. Prova disso é a legião de pessoas que reviram a casa, às vésperas das eleições, em busca de um título de eleitor que certamente foi parar em outra dimensão. Ou aquele alto percentual de viajantes que perdem voos, pois seu passaporte foi abduzido por alienígenas.

Para que esse tipo de desastre não aconteça na sua casa, convido você a reservar uma hora da sua vida para dar a esses importantes registros civis uma moradia digna e ordenada. Umas poucas dicas serão o divisor de águas entre “Meu Deus, onde esse maldito se enfiou?” e “Certificado de reservista? Prontinho. Aqui está!”.

 

A busca e apreensão dos documentos

Em primeiro lugar, precisamos resgatar cada um desses indispensáveis documentos de seus esconderijos e trazê-los à luz. Dependendo do seu atual sistema de organização, essa pode ser a etapa mais demorada do processo. A boa notícia é que, uma vez que todos tenham sido resgatados, você nunca mais terá que passar de novo por essa etapa de busca e apreensão.

Acima de tudo, não se renda até encontrar cada um deles. Percorra gavetas, pastas e bolsas. Esses documentos sorrateiros costumam encontrar abrigo nos lugares mais inusitados, quando deixados ao seu bel-prazer. Se for preciso, faça uma lista básica do que procura e vá acrescentando itens, conforme for se lembrando.

 

Mais abaixo, deixarei uma lista com os documentos mais comuns, para facilitar a sua busca.

 

Os acidentes de percurso

Ocasionalmente, essas expedições de resgate podem não encontrar alguns documentos ou encontra-los em estado menos que perfeito, para se dizer o mínimo. Diante desse desanimador cenário, não se deixe abater. Afinal, você sempre pode conseguir uma segunda via.

Lembre-se que, caso tenha havido extravio do documento, é necessário fazer o registro em uma delegacia, para que você esteja protegido no caso de uso indevido do mesmo. Não procrastine na tarefa de solicitar uma nova via, pois a melhor hora de tomar essa providência é quando o documento não está sendo solicitado.

Em locais como Poupatempo (SP), Rio Poupa Tempo (RJ), UAI (MG), Faça Fácil (ES), Na Hora (DF), Vapt Vupt (GO) e Tudo Fácil (RS) é possível tirar a segunda via de vários documentos e, muitas vezes, eles ficam prontos na hora. Basta ir até uma unidade com os papéis necessários. Em alguns postos, é necessário agendar horário por telefone; em outros, você consegue fazer a solicitação da nova via diretamente no site. Não deixe de conferir todas essas informações nos sites informados.

 

O que é de quem?

Todos os documentos localizados (ou refeitos) e reunidos? Conselho: não caia na tentação de colocar todos os gatos em um único balaio. Por mais tentadora que seja essa opção, na hora de localizar um documento, ela se mostra uma grande armadilha.

Comece separando os documentos por membro da família. Dessa forma, você não apenas evita confusão, como incentiva a autonomia. Assim, cada um pode se responsabilizar pela manutenção da organização dos seus próprios documentos.

 

Como armazenar

Muitos fatores influenciam essa decisão, embora os mais relevantes sejam espaço e estilo. Sem dúvida, serão necessárias divisões, para que tudo não vire uma grande misturada, sem setorização. A partir daí a escolha é sua.

O mercado oferece muitas opções, que vão desde pastas sanfonadas a pastas suspensas, passando por pastas de elástico. Essas mesmas pastas podem estar organizadas em caixas, gavetas, revisteiros ou arquivos. Acrescente-se que, é claro, tudo isso pode ser encontrado em versões sóbrias, coloridas ou estampadas nas mais diversas padronagens, as opções são, como eu disse, muitas.

 

Estamos na era digital, lembra?

Inegavelmente, a tecnologia trouxe inúmeros benefícios para nós. (Assim como alguns problemas, mas vamos combinar que essa é uma conversa para outro dia.) Um desses benefícios é o de podermos carregar conosco, em qualquer lugar, uma miríade de informações às quais anteriormente só tínhamos acesso físico.

Atualmente, sem esse limitador, podemos (e devemos!) ter os principais documentos digitalizados e salvos em nuvens para disponibilizar o acesso remoto. Essa é uma medida que economiza tempo no acesso às informações, da mesma forma que facilita a emissão de uma nova via, em caso de extravio dessa documentação.

 

Dicas finais

  • Se algum documento possuir data de validade, como passaporte e carteira de motorista, não deixe de agendar um lembrete em sua agenda digital ou em sua agenda física. O importante é não ser pego desprevenido, com o prazo de validade expirado.
  • Crianças também possuem documentos. Não é necessário aguardar a maioridade para emitir identidade ou CPF para os pequenos. Em muitas situações, isso significa uma proteção extra para eles.
  • Esses são os documentos pessoais mais comuns: certidão de nascimento, CPF, identidade, carteira de motorista, certidão de casamento ou divórcio, título de eleitor, passaporte, certificado de reservista, carteira profissional, carteiras de associações e clubes, carteira de vacinação e registro sindical.

Esses são apenas documentos civis necessários. Futuramente, falaremos sobre os históricos mais importantes para se manter em ordem, como histórico médico, escolar, profissional e de bens. Fiquem atentos para não perderem as novidades. Enquanto isso, revejam o post onde falo sobre a importância de manter toda essa papelada sob controle.

Desejo uma ótima semana organizada para todos!

 

Mulher, agitada, "quase" perfeccionista, dona de um estilo eclético e interesse nas mais diversas áreas. Depois que eu me espalho, só a organização me junta!

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