Os documentos surgem de forma natural  como resultado das relações entre as pessoas e destas com as instituições, os documentos crescem de volume à medida que estas relações se tornam mais intensas e complexas.

Só arquivos bem organizados podem fornecer as informações rápidas e seguras que são exigidas no processo diário de trabalho, no planejamento e na tomada de decisões.

Conceitualmente, as etapas do “Ciclo de Vida dos Documentos” são 3:

  1. Corrente: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/acumulador, possuem valor primário.
  2. Intermediário: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
  3. Permanente: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.

 

Ao procurar documentos você perde tempo e gasta energia, por isso, para facilitar sua vida darei algumas sugestões de como organizar seus arquivos.

Crie as pastas da maneira mais intuitiva possível (isso é bastante pessoal, portanto, as nomeie de acordo com o que fizer sentido para você!).

 

Arquivos

Separe os documentos por tipo, categorizar é uma forma que facilita muito na hora de guardar o documento e encontra-lo depois.

Sugestão de categorização de documentos.

  • Documentos Pessoais: registros obrigatórios para comprovação de cidadania, estado civil, obrigações eleitorais, trabalhistas e regularidade junto a órgãos públicos.
  • Saúde: documenta a relação com profissionais médicos (exames, atestados, receitas médicas); comprova a relação contratual com planos de saúde.
  • Educação: prova formação acadêmica para efeito de concurso, empregos e retrata a vida escolar até pós-graduação.
  • Atividade Profissional: representação da vida profissional, garantia de direitos trabalhistas e contagem de tempo para aposentadoria.
  • Finanças: comprova movimentação financeira diante credores e diante de instituições públicas.
  • Bens Patrimoniais: prova a propriedade de imóveis e obras de arte.
  • Veículos: comprovação da propriedade, comprovação da regularidade junto a órgãos de fiscalização de trânsito.
  •  Bens de Consumo: comprova a aquisição de produtos em estabelecimento comercial, garantia de direitos junto aos fabricantes e facilita prestação de assistência técnica.
  • Serviços Por Assinatura: provam condições de contratação e facilitam suporte e assistência técnica.
  • Empregados: comprova a relação com trabalhadores domésticos, defesa em ações trabalhistas.
  • Animais Domésticos: prova a legalidade do animal e suas condições de saúde, manutenção em datas das vacinações.
  • Lazer: documenta a relação com clubes, associações, torcidas organizadas, escolas de samba, grêmios recreativos, etc.; programas de milhagem.

Para que os documentos sejam mantidos em bom estado, e suas informações possam ser utilizadas por tempo indefinido, o trabalho de conservação deve  estar presente desde a produção do documento, com especial cuidado no seu manuseio e arquivamento.

Conheça alguns cuidados simples que podem ajudar a prolongar a vida útil dos documentos:

  • Não dobrar o papel;
  • Não expor documentos à luz solar;
  • Não rebiscar;
  • Evitar o uso de fita adesiva ou gomada de qualquer espécie;
  • Não perfurar documentos desnecessariamente;
  • Não apoiar os cotovelos sobre os documentos;
  • Evitar utilizar materiais oxidantes (clipes metálicos, grampos);
  • Manter as mãos sempre limpas.

 

 

No próximo post falaremos como “Enterrar seu Arquivo Morto em 6 passos”.

NÃO PERCAM!!!!!!

Sou Tilda Cinque fes parte da nossa equipe até setembro de 2017.

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