Os documentos surgem de forma natural como resultado das relações entre as pessoas e destas com as instituições, os documentos crescem de volume à medida que estas relações se tornam mais intensas e complexas.
Só arquivos bem organizados podem fornecer as informações rápidas e seguras que são exigidas no processo diário de trabalho, no planejamento e na tomada de decisões.
Conceitualmente, as etapas do “Ciclo de Vida dos Documentos” são 3:
- Corrente: composto pelos documentos em tramitação ou que são frequentemente consultados devido seu uso administrativo, fiscal e/ou jurídico. Precisam ficar próximo ao seu produtor/acumulador, possuem valor primário.
- Intermediário: constituído por documentos consultados ocasionalmente e originários dos arquivos correntes. Nesta etapa os documentos aguardam o término do seu prazo precaucional para eliminação ou encaminhamento ao arquivo permanente, ainda possuem valor primário.
- Permanente: formado por documentos de valor secundário, que devem ser guardados permanentemente, ou seja, não podem ser eliminados/descartados de forma alguma em decorrência de seu valor probatório e/ou informativo para o Estado ou sociedade.
Ao procurar documentos você perde tempo e gasta energia, por isso, para facilitar sua vida darei algumas sugestões de como organizar seus arquivos.
Crie as pastas da maneira mais intuitiva possível (isso é bastante pessoal, portanto, as nomeie de acordo com o que fizer sentido para você!).
Separe os documentos por tipo, categorizar é uma forma que facilita muito na hora de guardar o documento e encontra-lo depois.
Sugestão de categorização de documentos.
- Documentos Pessoais: registros obrigatórios para comprovação de cidadania, estado civil, obrigações eleitorais, trabalhistas e regularidade junto a órgãos públicos.
- Saúde: documenta a relação com profissionais médicos (exames, atestados, receitas médicas); comprova a relação contratual com planos de saúde.
- Educação: prova formação acadêmica para efeito de concurso, empregos e retrata a vida escolar até pós-graduação.
- Atividade Profissional: representação da vida profissional, garantia de direitos trabalhistas e contagem de tempo para aposentadoria.
- Finanças: comprova movimentação financeira diante credores e diante de instituições públicas.
- Bens Patrimoniais: prova a propriedade de imóveis e obras de arte.
- Veículos: comprovação da propriedade, comprovação da regularidade junto a órgãos de fiscalização de trânsito.
- Bens de Consumo: comprova a aquisição de produtos em estabelecimento comercial, garantia de direitos junto aos fabricantes e facilita prestação de assistência técnica.
- Serviços Por Assinatura: provam condições de contratação e facilitam suporte e assistência técnica.
- Empregados: comprova a relação com trabalhadores domésticos, defesa em ações trabalhistas.
- Animais Domésticos: prova a legalidade do animal e suas condições de saúde, manutenção em datas das vacinações.
- Lazer: documenta a relação com clubes, associações, torcidas organizadas, escolas de samba, grêmios recreativos, etc.; programas de milhagem.
Para que os documentos sejam mantidos em bom estado, e suas informações possam ser utilizadas por tempo indefinido, o trabalho de conservação deve estar presente desde a produção do documento, com especial cuidado no seu manuseio e arquivamento.
Conheça alguns cuidados simples que podem ajudar a prolongar a vida útil dos documentos:
- Não dobrar o papel;
- Não expor documentos à luz solar;
- Não rebiscar;
- Evitar o uso de fita adesiva ou gomada de qualquer espécie;
- Não perfurar documentos desnecessariamente;
- Não apoiar os cotovelos sobre os documentos;
- Evitar utilizar materiais oxidantes (clipes metálicos, grampos);
- Manter as mãos sempre limpas.
No próximo post falaremos como “Enterrar seu Arquivo Morto em 6 passos”.
NÃO PERCAM!!!!!!
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